Po dwóch miesiącach intensywnego sezonu urlopowego warto przyjrzeć się temu, jak firmowa flota funkcjonowała w praktyce. Samochody zastępcze, nieplanowane wyjazdy służbowe, przekroczone limity kilometrów to codzienne sytuacje, które pokazują, czy obowiązujące zasady rzeczywiście zdają egzamin.
To dobry moment, aby przeanalizować zebrane doświadczenia i sprawdzić, czy polityka flotowa odpowiada realnym potrzebom firmy, czy wymaga drobnych korekt przed kolejnymi miesiącami.
Co warto sprawdzić, zanim zacznie się kolejny kwartał
➡ Pierwsza rzecz to limity kilometrów. Wakacje to naturalny test obciążeniowy. Jeśli w lipcu i sierpniu okazało się, że połowa floty i tak przekroczyła miesięczny limit, to raczej nie jest wina kierowców, tylko sygnał, że limit był ustawiony nierealistycznie. Lepiej to zauważyć teraz, niż dowiedzieć się o tym dopiero przy rozliczeniu rocznym.
➡ Druga rzecz to zasady korzystania z aut w trakcie nieobecności właściciela pojazdu. Kto może pożyczyć auto koledze, kiedy jego własne stoi w serwisie? Czy w ogóle jest jakaś procedura, czy dogaduje się to na Slacku między kierowcami? Jeśli latem to działało trochę po omacku, to dobry moment, żeby spisać prostą zasadę, zamiast czekać, aż pojawi się sytuacja, w której nikt nie wie, kto właściwie miał klucze.
➡ Trzecia sprawa to karty paliwowe i limity wydatków. Sezon urlopowy to więcej kilometrów, więcej tankowań w nietypowych miejscach, czasem więcej pytań ze strony księgowości. Warto przejrzeć, czy limity na kartach nadal odpowiadają rzeczywistemu użytkowaniu, czy trzeba je skorygować w górę, albo, co ciekawe, czasem w dół, jeśli okazuje się, że ktoś tankuje więcej, niż wynika to z przejechanych kilometrów.
➡ I ostatnia rzecz, o której łatwo zapomnieć: rezerwacje aut w puli. Jeśli latem zdarzały się nakładające się rezerwacje albo auto, które miało być wolne, okazywało się zajęte, to nie jest kwestia pecha, tylko znak, że system rezerwacji wymaga drobnej korekty przed kolejnym sezonem wzmożonego ruchu.
Dlaczego warto to zrobić teraz, a nie w grudniu
Polityka flotowa, która nie nadąża za tym, jak firma faktycznie korzysta z aut, po cichu traci sens i to zwykle widać dopiero, kiedy coś idzie nie tak. Zaraz po sezonie, w którym wszystko zostało przetestowane w praktyce, to najlepszy moment na spokojną korektę. Bez presji końca roku, bez pośpiechu przy budżetowaniu na kolejne dwanaście miesięcy.