Marek zostawia kluczyki na recepcji, macha ręką w stronę ochrony i wychodzi z budynku po raz ostatni, bo od poniedziałku pracuje już w innej firmie. Srebrny SUV, którym jeździł przez ostatnie dwa lata, zostaje na parkingu. Nikt się nim specjalnie nie zajmuje, bo w gruncie rzeczy nie ma się czym zajmować. Auto stoi, silnik wyłączony, sprawa wygląda na zamkniętą.
Tyle że to właśnie w tym momencie, kiedy wszystko wygląda na zakończone, zaczyna się coś, czego nikt nie widzi w arkuszu kalkulacyjnym.
Dwa tygodnie później
Nowy pracownik na stanowisku Marka zacznie dopiero za dwa tygodnie, więc samochód wciąż czeka na tym samym miejscu. Nikt go nie odbiera, bo formalnie nie ma jeszcze kto. Nikt też nie sprawdza, czy akumulator wciąż ma pełną moc, czy opony nie tracą powietrza, czy nie zbliża się termin przeglądu, który akurat wypada w tym dziwnym okienku między jednym kierowcą a drugim.
Kiedy w końcu ktoś siada za kierownicą, żeby przestawić auto o parking dalej, okazuje się, że akumulator ledwie ma siłę uruchomić silnik. To drobiazg, który zauważony wcześniej nie kosztowałby nic. Teraz oznacza wizytę w serwisie i dzień przestoju.
Miesiąc później
Nowy członek zespołu w końcu odbiera auto. Pierwsze wrażenie to delikatna rysa na tylnym zderzaku i lekkie wgniecenie na felgi z przodu. Nikt nie potrafi powiedzieć, kiedy i jak do tego doszło.
Problem w tym, że nie ma zdjęć z dnia, w którym Marek oddawał kluczyki. Nie ma niczego, co pozwoliłoby powiedzieć z pewnością, kiedy dokładnie pojawiła się ta rysa. W praktyce oznacza to jedno: firma pokrywa koszt naprawy, bo nie ma komu go przypisać. Nie dlatego, że ktoś oszukiwał, tylko dlatego, że nikt w porę nie spojrzał na auto uważnie.
Pół roku później
Ten sam samochód trafia do salonu, bo firma postanowiła wymienić go na nowszy model. Doradca ogląda auto, sprawdza przebieg, historię serwisową i ogólny stan, żeby wyliczyć, ile jest warte jako rozliczenie przy zakupie nowego egzemplarza.
Tyle że wycena wychodzi niżej, niż ktoś się spodziewał. Powodem są drobne rysy na lakierze, które nigdy nie trafiły do żadnego zgłoszenia, ślady zużycia wewnątrz kabiny oraz braki w wyposażeniu, jak dywaniki czy ładowarka do auta, których po prostu nikt nie dopilnował przy zwrocie. Ta różnica nigdzie się nie pojawi jako osobna kwota do zapłaty. Po prostu zniknie w cichszym, mniej korzystnym rabacie na nowe auto, więc nikt nawet nie skojarzy jednego z drugim.
Nikt po drodze nie zrobił nic złego. Po prostu każdy z tych drobnych momentów, tydzień bezczynności, brak zdjęcia przy zwrocie, niezgłoszona usterka, odjął kawałek wartości auta. Osobno żaden z nich nie wygląda groźnie. Razem, po kilkunastu takich cyklach w skali roku, robi się z tego realna kwota, której nikt nie zaplanował w budżecie.
Jak to ustandaryzować w praktyce
Rozwiązanie jest proste: protokół zdawczo-odbiorczy, spisany i podpisany w dniu zwrotu, a nie ustalany na podstawie czyjejś pamięci. Ląduje w nim stan licznika, komplet dokumentów (dowód rejestracyjny, polisa, karta paliwowa czy karta do ładowania), liczba kluczy oraz to, co w danym momencie rzuca się w oczy: rysy, wgniecenia, braki w wyposażeniu. Do tego zdjęcia auta z czterech stron i wnętrza, jako dowód na wypadek, gdyby ktoś później próbował ustalić, kiedy dokładnie pojawił się dany ślad.
Zdjęcia przy zwrocie mają sens tylko wtedy, gdy da się je porównać z tymi z dnia wydania auta, dlatego warto robić je w tych samych warunkach i z tych samych ujęć co na starcie. To samo dotyczy kompletu kluczyków, który powinien zostać policzony i odnotowany przy wydaniu, tak samo jak przy zwrocie.
O tym, jak dobrze przygotować się do wydania auta pracownikowi, pisaliśmy już wcześniej: Kliknij i przeczytaj artykuł.
Samo obejrzenie auta przez pracownika to jednak za mało, żeby wyłapać wszystko. Dlatego warto, żeby auto wracające do floty trafiało od razu na krótki przegląd techniczny do serwisu, zamiast czekać bezczynnie na parkingu, aż ktoś przypomni sobie, że trzeba je sprawdzić. Mechanik wyłapie rzeczy, których nie zobaczy nikt bez odpowiedniego doświadczenia: usterki niezauważalne gołym okiem, zaniedbany termin przeglądu, ślady napraw, o których nikt nie wspominał.
I na koniec jedna zasada organizacyjna: auto nigdy nie powinno zostać bez opiekuna, nawet na te dwa tygodnie między jednym kierowcą a drugim. Jeśli nie ma jeszcze komu przypisać go na stałe, niech tymczasowo zajmie się nim konkretna osoba z działu floty.
To właśnie w tej luce, a nie w samym przekazaniu, najczęściej gubią się pieniądze.
Chcesz umówić przegląd techniczny auta wracającego do floty? Skontaktuj się z Autoryzowanym Serwisem BYD Karlik: