Pierwsze chłodne poranki, krótsze dni i liście na przedniej szybie to sygnał, który flotowiec powinien czytać inaczej niż reszta firmy. Dla większości to zapowiedź zimy. Dla osoby odpowiedzialnej za flotę to ostatni moment, żeby ułożyć plan, zanim grudzień zamieni się w gonitwę za fakturami i telefonami.
Auta też potrzebują przygotowania, zanim spadnie temperatura
Najbardziej oczywisty, ale wciąż często odkładany na później punkt to kondycja techniczna pojazdów. Przygotowania warto rozpocząć, gdy temperatura regularnie spada poniżej siedmiu stopni, a nie dopiero przy pierwszym szronie na szybie. W praktyce oznacza to kontrolę kilku elementów w każdym aucie floty: stanu opon i głębokości bieżnika, który zimą powinien być wyraźnie większy niż ustawowe minimum, kondycji akumulatora, który w niskich temperaturach traci skuteczność najszybciej, oraz wymianę płynu do spryskiwaczy na zimowy, dostosowany do niskich temperatur.
Budżet na przyszły rok zaczyna się wcześniej, niż myślisz
Drugi wątek jest mniej widoczny, ale równie ważny. Proces tworzenia budżetu flotowego zwykle przypada na drugą połowę roku, a jeśli firma planuje większe zmiany w flocie, prace nad budżetem powinny ruszyć już wcześniej, nie w ostatniej chwili w grudniu. To flotowiec ma najdokładniejszą wiedzę o dotychczasowych kosztach, obowiązujących umowach i planowanych terminach wymiany pojazdów, dlatego to on zwykle staje się punktem wyjścia dla rozmów z działem finansów.
Jesień to dobry moment, żeby spisać, które umowy leasingowe czy najmu kończą się w przyszłym roku, które auta zbliżają się do granicy przebiegu wartej uwagi, i czy flota w obecnym kształcie w ogóle odpowiada temu, czego firma będzie potrzebować za kilka miesięcy.
Audyt floty
Koniec roku to także naturalny moment na podsumowania, więc warto samemu sprawdzić, jak flota wygląda w liczbach, zanim ktoś zapyta o to z góry. Audyt floty nie musi być wielkim przedsięwzięciem: wystarczy zestawić koszty paliwa, serwisu i napraw z budżetem, sprawdzić zgodność użytkowania aut z polityką flotową i ocenić, czy obecny cykl wymiany pojazdów nadal ma sens. Taki przegląd, zrobiony jesienią, daje czas na spokojne wyciągnięcie wniosków i przygotowanie konkretnych rekomendacji, zamiast tłumaczenia się z liczb w grudniowym pośpiechu.
Krótka checklista na najbliższe tygodnie
- Sprawdź opony, akumulatory i płyny eksploatacyjne we wszystkich autach w Twojej flocie.
- Zrób listę umów leasingowych i najmu kończących się w przyszłym roku.
- Zestaw koszty floty z tego roku, żeby mieć punkt odniesienia do budżetu.
- Sprawdź, czy polityka flotowa wciąż odpowiada temu, jak firma faktycznie korzysta z aut.
Jesień to ostatni spokojny moment w roku, żeby zadziałać z wyprzedzeniem, zamiast reagować na bieżąco. Jeśli w ramach tego przeglądu okaże się, że część floty wymaga wymiany, warto wcześnie sprawdzić dostępne opcje, zamiast robić to pod presją końca roku.